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檔案柜在使用的時候要小心什么問題出現(xiàn)

檔案柜的使用技巧

檔案柜的注銷(L) 給用戶重新登錄或更換登錄用戶時使用

。預(yù)歸檔管文件管理定義文件模板結(jié)構(gòu)定義

、錄入字段設(shè)置

、報表維護、排序設(shè)置

、網(wǎng)頁發(fā)布字段設(shè)置

、條形碼字段設(shè)置

、查重字段設(shè)置

、攜帶字段設(shè)置、數(shù)據(jù)顯示規(guī)則設(shè)置

。

1.文件登記主要負責對收集來的以及從OA等公文系統(tǒng)中轉(zhuǎn)過來的文件信息進行登記與管理

，以便提供利用與歸檔。字段代碼維護可將常用的有規(guī)律的錄入字段設(shè)置相應(yīng)代碼

，錄入時自動產(chǎn)生下拉菜單

，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量

。

2.批量上傳電子文件在實際工作中

，用戶一般會先進行文件目錄的整編錄入，再進行原文的批量掃描

。掃描路徑設(shè)置本功能用來設(shè)置文件庫或文件庫掛接電子文件的相關(guān)規(guī)則

。文件報表打印文件打印文件管理工作中需要輸出大量的報表。

3.查詢借閱文件檢索對文件庫進行跨類查詢

。文件查借閱登記進行借閱登記

。文件查借閱管理對文件借閱情況的管理，文件歸還

。文件統(tǒng)計文件統(tǒng)計對系統(tǒng)內(nèi)的文件數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計

。文件保管文件銷毀實現(xiàn)文件的銷毀情況的登記和管理。

4.文件丟失登記實現(xiàn)文件的登記情況的登記和管理

。立卷歸檔立卷歸檔文件立卷進行文件的歸檔過程

。立卷選項此模塊中選擇立卷的方式檔案管理檔案管理定義檔案模板設(shè)置檔案庫的一些業(yè)務(wù)規(guī)則，其中包括：結(jié)構(gòu)模板的定義

、編目字段的選擇

、檔號規(guī)則設(shè)置、報表維護

、排序設(shè)置

、字段值設(shè)置、檔案庫關(guān)聯(lián)

、網(wǎng)頁發(fā)布字段

、條碼字段設(shè)置、查重字段設(shè)置

、攜帶字段設(shè)置

、數(shù)據(jù)顯示規(guī)則的定義。

5.檔案庫管理建立檔案的分類庫

。檔案著錄檔案著錄是檔案信息的輸入及維護模塊

，實現(xiàn)檔案的登記

、修改、查詢

、電子文件的掛接等功能。字段代碼維護可將常用的有規(guī)律的錄入字段設(shè)置相應(yīng)代碼

，錄入時自動產(chǎn)生下拉菜單

，選擇錄入，可以大大的減少檔案錄入員或檔案管理員的錄入工作量批量上傳電子文件在實際工作中

，用戶一般會先進行檔案目錄的整編錄入

，再進行原文的批量掃描。

6.掃描路徑設(shè)置本功能用來設(shè)置檔案庫或文件庫掛接電子文件的相關(guān)規(guī)則

。打印處理報表打印檔案管理工作中需要輸出大量的報表

。檔案專用跨庫檢索實檔案庫跨庫檢索。跨類檢索實檔案庫跨類檢索

。

7.全文檢索提供類似Google

、百度的檢索模式，可對各種格式的文檔

、數(shù)據(jù)庫等異質(zhì)海量信息實現(xiàn)統(tǒng)一檢索

，提供關(guān)聯(lián)檢索、容錯檢索

、信息摘要

、逐層檢索功能。支持全文檢索的格式有doc

、htm

、txt、pdf

、ppt

、xls等。

8.利用模板設(shè)置借閱模板設(shè)置功能是檔案實體借閱相關(guān)借閱數(shù)據(jù)表的定義及維護

。檔案利用登記檔案借閱登記實現(xiàn)檔案利用者對檔案實體(紙質(zhì)檔案)的借閱登記功能

。檔案管理員根據(jù)利用者提出的檔案實體外借申請，對借出的檔案進行相關(guān)信息的登記

，如借出檔案的檔號

、題名、借閱人

、借出時間等信息

。

智能檔案柜的清洗要求

1、首先

，要盡量避免自動檔案柜接觸到水分

。在使用過程中

，應(yīng)該要避免檔案柜接觸水分，否則容易引起檔案柜表層的生銹

，影響到檔案柜的美觀與使用

。而且檔案柜中一般都要保存資料，資料也不能夠碰到水份

，很容易損壞檔案

，所以避免檔案柜與水分接觸是十分必須的。

、其次

，要避免有尖銳器物劃破檔案柜的表層。在平常對檔案柜的使用過程中

，要盡量檔案柜與尖銳物品的接觸

，如果刮花了檔案柜的表層，一是影響檔案柜的美觀

，二也更加容易使得檔案柜氧化生銹

。

3、在對自動檔案規(guī)進行清潔時

，好先用干凈的抹布將其擦拭干凈之后

，再用干布將其擦干，避免水分的殘留

，導(dǎo)致檔案柜生銹等

。

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